Tietosuojaseloste

Asiakastietojen käsittely Lammin apteekissa ja Tuuloksen apteekissa

1  Rekisterinpitäjä ja vastuuhenkilö

Lammin apteekki/Tuuloksen apteekki
Eija Kuusela
1911152-8
Mommilantie 3 D, 16900 Lammi
puh. 03 633 2260
lammin.apteekki@apteekit.net

1.1  Rekisterin yhteyshenkilö

Tommi Valjakka
Lammin apteekki
puh. 0440377797
lammin.apteekki@apteekit.net

2  Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on apteekin palvelun järjestäminen asiakkaalle. Henkilötietojen käsittely perustuu yleisen tietosuojalainsäädännön ohella apteekkitoimintaa koskevaan yksityiskohtaiseen lainsäädäntöön.

Apteekki käsittelee henkilötietoja toimittaessaan lääkkeitä tai muita hoitotarvikkeita lääkkeen määräämiseen oikeutetun henkilön määräämällä reseptillä. Lääkeostoja käsiteltäessä apteekki vähentää lääkeostojen hinnasta Kelan ja vakuutusyhtiön tai työpaikkakassan maksamia korvauksia.

Lisäksi apteekki tuottaa sopimukseen tai asiakkaan suostumukseen perustuen asiakkaille erilaisia lääkehoitoon liittyviä palveluita. Asiakas/Tiliasiakassopimuksen perusteella keräämme asiakkaan asiakkaan antaman suostumuksen rajoissa henkilötietoja, joita käytämme asiakkaan ostojen toimittamiseen ja tililaskutuksen suorittamiseksi.

Tärkeään yleiseen etuun perustuen hoidamme muiden apteekkien kanssa lääkealan valvontaviranomaisten sekä päihdelääkärien kanssa yhdessä suunniteltua apteekkisopimusmenettelyä.

Apteekki voi käyttää tietoja myös lääkkeiden käytön ohjaukseen ja muuhun apteekin ydintehtävän mukaiseen toiminnalliseen tarkoitukseen esimerkiksi koneellisen annosjakelun tai lääkehoidon tarkastuksen -palveluiden suorittamiseksi.

Henkilötietojen käsittely apteekissamme on ehdottoman luottamuksellista. Henkilöstöllä on normaalin salassapitovelvollisuuden lisäksi terveydenhuollon lainsäädäntöön perustuva elinikäinen salassapitovelvollisuus henkilön lääkkeitä ja terveydentilaa koskevien tietojen osalta.

3  Rekisterien nimet

• Lääkemääräysrekisteri
• Asiakasrekisteri ja sen apurekisteri Tiliasiakasrekisteri
• Kelan suorakorvaus ja toimeentulolaskutus, vakuutusyhtiöiden laskutus
• Annosjakelu
• Apteekkisopimusrekisteri
• Verkkosivut
• Kameravalvonta

4  Rekisterien tietosisältö

Tiedot voivat olla sekä sähköisiä että manuaalisia tallenteita.

Käsittelemme asiakkaan henkilötietoja tässä tietosuojaselosteessa eriteltyjen rekisterien ja käyttötarkoitusten mukaisesti.

4.1  Lääkemääräysrekisteri

Rekisteri sisältää tiedot apteekista toimitetuista lääkemääräyksistä sekä tiedot sellaisista ostokerroista, joista asiakas on saanut lääkekorvauksen apteekin kautta apteekkien ja Kansaneläkelaitoksen välisen suorakorvaussopimuksen perusteella. Asiakkaan olleessa laskutusasiakas kirjataan myös laskutustiedot.

Lääkemääräysrekisterissä käsitellään seuraavia henkilötietoja: henkilötunnus, nimi, sairausnumerot, lääkemääräystiedot, maksutiedot (maksusitoumukset, laskutusasiakkaat, työpaikkakassojen  runkosopimukset), Kanta-suostumukset, mahdolliset apteekkisopimus-menetelmän toteuttamista koskevat tiedot, ammattioikeutta koskevat tiedot lääkemääräyksen tekijästä ja käsittelijätiedot.

Tietoja yhdistetään sähköisestä lääkemääräyksestä annetun lain (61/2007) perusteella Kansaneläkelaitoksen ylläpitämään valtakunnalliseen Kantapalveluun.

4.2  Asiakkuudenhallinta

4.2.1  Neuvonnan ja lääketoimitusten tiedonhallintatyökalu Procuro

Asiakaspalvelun tukena käytetään farmaseuttisen neuvonnan ja lääketoimitusten tiedonhallinnan työkalua, jossa yhdistyvät asiakkuudenhallinta sekä erilaiset farmaseuttisessa työssä tarvittavat tietokannat. Asiakkuudenhallinta käyttää hyväkseen lääkemääräysrekisterin tietokantaa ja auttaa farmaseuttia hallitsemaan muun muassa lääkeaineiden yhteisvaikutuksia.

4.2.2  Asiakasrekisteri ja sen apurekisteri Tiliasiakasrekisteri

Lääkemääräysrekisterin sisältämien tietojen lisäksi keräämme Asiakas /Tiliasiakas -palveluita varten asiakkaan nimen, henkilötunnuksen, osoitteen, puhelinnumeron sekä mahdolliset muut asiakkaan antamat tiedot.

Tiliasiakkaaksi liittyminen edellyttää sopimusta asiakkaan ja apteekin välillä.

Asiakastiedot, jotka ovat sidottu asiakas/tiliasiakkuuteen, säilytetään asiakas tai tiliasiakassuhteen päättymiseen saakka, ellei asiakas pyydä toisin. Tili-asiakkuuteen liittyvät tiedot säilytetään jäljempänä mainitun kohdan (7.2) mukaisesti.

4.3  Schengen-todistukset ja myrkyllisten kemikaalien luovuttaminen

Apteekilla on myös muita lakiin perustuvia tehtäviä, kuten Schengen-todistusten myöntäminen ja myrkyllisten kemikaalien luovuttaminen, jotka edellyttävät henkilötietojen käsittelyä.

Schengen-sopimuksessa säädetään todistuksesta, jolla yksityishenkilön tulee osoittaa mukanaan kuljettamiensa huumaavien tai psykotrooppista ainetta sisältävien lääkkeiden tarpeellisuus matkustaessaan Schengen-alueella. Apteekki voi antaa todistuksen Suomessa vakituisesti asuvalle henkilölle. Tässä yhteydessä apteekki käsittelee seuraavia henkilötietoja: lääkepakkaus, lääkemääräys, matkustusasiakirja, passi tai henkilökortin tiedot. Apteekki ei tallenna tässä yhteydessä tietoja apteekin rekistereihin.

Myrkyllisten ja erittäin myrkyllisten kemikaalien käsittelystä apteekki säilyttää seuraavat tiedot: Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kemikaalin nimi ja määrä sekä käyttötarkoitustiedot.

4.4  Verkkosivut

Internet-sivustollamme käytetään evästeitä. Keräämme evästeiden avulla sivuston kävijätilastoja ja analysoimme tietoja. Tavoitteenamme on kehittää sivustomme laatua ja sisältöjä käyttäjälähtöisesti. Tietojen kerääminen tapahtuu Google Analytics -ohjelman avulla ja sen käyttöehtojen mukaisesti.

Evästeiden käyttäminen näihin tarkoituksiin edellyttää aina asiakkaan antamaa suostumusta. Emme käytä evästeiden avulla kerättyä profilointitietoa sinua koskevan päätöksenteon perusteena.

Google Analyticsin evästeiden käytön voi estää lataamalla ja ottamalla käyttöön Google Analytics Opt-out Browser Add-on -vaihtoehdon.

4.5  Kameravalvonta

Suoritamme tiloissamme turvallisuuden ja oikeusturvan varmistamiseksi kameravalvontaa.  Kameravalvontatiedot sisältävät tiedot kameroiden valvonta-alueella liikkuvista henkilöistä. Videokuvan lisäksi rekisteriin tallentuu tapahtumien päivämäärä ja kellonaika.

Kameravalvonnan tallenteista syntyvän rekisterin tietosisältö on asianmukaisesti suojattu ja pääsy tallenteisiin on vain sellaisilla apteekin tai palveluntarjoajan henkilöstön jäsenillä, joiden työtehtävien kannalta se on välttämätöntä. Kameravalvontatallenteet voidaan luovuttaa viranomaisille rikosepäilyn seurauksena sovellettavaa lainsäädäntöä noudattaen.

5  Säännönmukaiset tietolähteet

–   Kansaneläkelaitoksen (Kelan) Kanta-palvelun tiedot
–   Kelan suorakorvaustiedot
–   Kelan työpaikkakassatiedot
–   Tiedot Kelan myöntämistä toimeentulotuen maksusitoumuksista
–   Asiakkaan, omaisen, kotihoidon, hoitoyksikön tai edunvalvojan antamat tarpeelliset lääkitykseen liityvät tiedot
–   Asiakkaan suostumuksella tai asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen perusteella saadut tiedot
–   Kameravalvonta

6  Tietojen luovutukset ja tietojen siirto

6.1  Kela ja muut viranomaiset

Sähköisestä lääkemääräyksestä annetun lain (61/2007) perusteella apteekki siirtää lääketoimitustiedot Kansaneläkelaitoksen ylläpitämään valtakunnallisiin palveluihin, reseptikeskukseen, toimeentulotuki- ja sairausvakuutuskorvauspalveluihin. Vakuutusyhtiöille apteekki siirtää lääketoimitukseen liittyvät laskutuksessa tarpeelliset tiedot.

Järjestelmä tarkistaa Valviran ylläpitämästä sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilörekisteristä ammattioikeutta koskevia tietoja.

6.2  Annosjakelu

Apteekin tarjoamaa annosjakelupalvelua käyttävä asiakas saa lääkkeensä apteekista koneellisesti pakattuna kerta-annospusseihin kahdeksi viikoksi kerrallaan. Palvelu perustuu asiakkaan ja apteekin väliseen sopimukseen.

Apteekki siirtää annosjakeluasiakkaistaan seuraavia tietoja annosjakelutoimittajalleen Pharmaservice Oy:lle: nimi, henkilötunnus ja lääkitystiedot, allergiat ja lääkkeiden käyttötarkoitukset.

6.3  Apteekkisopimusrekisteri

Reseptinkäsittelyn yhteydessä käsittelemme henkilötietoja myös ns. Apteekkisopimusmenettelyssä. Apteekkisopimusmenettelyllä tarkoitetaan henkilön ja hänen lääkärinsä yhdessä tekemää lääkehoitosopimusta, jonka tehtävänä on auttaa päihde- tai lääkeriippuvuudesta kärsiviä potilaita vierottumaan suunnitelmallisen lääkehoidon avulla. Allekirjoittamalla apteekkisopimuksen potilas sitoutuu menettelyyn, jossa väärinkäyttöön soveltuvia lääkevalmisteita määrätään vain yhden lääkärin tai hoitopaikan toimesta ja niitä voi noutaa vain yhdestä potilaan itse valitsemastaan apteekista.

Potilaan allekirjoittaman apteekkisopimuksen perusteella sopimukseen kirjattu apteekki voi

• tallentaa tiedot hänen apteekkisopimuksestaan asiakas-rekisteriinsä,
• välittää tietoa hänen tilanteestaan hoitavalle lääkärille sekä
• tiedottaa hoitosopimuksen olemassaolosta muita apteekkeja tietoturvallisella tavalla

Apteekkien välisessä tiedonvälityksessä apteekkien välillä käytetään ns. Apteekkisopimusjärjestelmää, jossa kukin järjestelmään liittynyt apteekki toimii rekisterinpitäjänä omien apteekkisopimusasiakkaiden henkilötietojen osalta. Järjestelmän teknisestä ylläpidosta huolehtii apteekin toimeksiannosta Suomen Apteekkariliitto. Järjestelmään kirjataan sopimuspotilaan henkilötunnus sekä sopimuksen alkamis- ja päättymistiedot. Apteekkisopimuksen päätyttyä kaikki sopimukseen liittyvät tiedot poistetaan.

Menettelyssä on välttämätöntä käsitellä myös muiden kuin Apteekkisopimusasiakkaiden tietoja. Päihde- ja lääkeriippuvuus on merkittävä yhteiskunnallinen ongelma, jolloin menettelyllä saavutettava tärkeä yleinen etu puoltaa menettelyn järjestämistä em. tavalla. Menettelyyn on saatu lainsäädäntöön perustuva tuki myös terveydenhuollon poliittisesta ohjauksesta ja toimeenpanosta vastaavalta Sosiaali- ja terveysministeriöltä.  Apteekin reseptinkäsittelyjärjestelmä tarkistaa automaattisesti kaikkia ns. pkv- ja huumausainelääkkeitä sisältäviä reseptejä toimitettaessa Apteekkisopimusjärjestelmästä, onko käsiteltävän reseptin haltijalla voimassa olevaa apteekkisopimusta jossakin järjestelmässä mukana olevassa apteekissa. Mikäli henkilöllä on sopimus toisen apteekin kanssa, käsittelijä saa tästä ilmoituksen ja ohjaa henkilön hakemaan lääkkeen sopimusapteekista. Kyselyitä tai niiden tuloksia ei tallenneta apteekkiin eikä Apteekkisopimusjärjestelmään.

7  Henkilötietojen säilytysaika

7.1  Reseptitiedot

Reseptitiedot ovat järjestelmässä käytettävissä 13 kuukautta.

Apteekilla on lakisääteinen velvoite säilyttää reseptipäiväkirja 5 vuotta (Fimean määräys 2/2016: Lääkkeiden toimittaminen).

7.2  Asiakas/Tiliasiakastiedot

Tiedot säilytetään järjestelmässä kaksi vuotta viimeisimmästä lääkkeiden toimitus tai laskutuskerrasta, ellei asiakas toisin pyydä.

7.3  Kemikaalien vähittäismyynti

Apteekilla on lakiin perustuva säilytysvelvollisuus apteekista toimitetuista kemikaalien vähittäismyynnistä. Apteekki säilyttää tiedot viisi vuotta.

7.4  Kameravalvonta

Kameravalvonnan tallenteet säilyvät järjestelmässä 30 päivää, jonka jälkeen tiedot poistuvat automaattisesti.

8  Rekisterin suojauksen periaatteet

Kaikkia rekisterissä olevia tietoja käsitellään luottamuksellisesti.

8.1.  Rekisterin suojaus

Apteekki toteuttaa asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen käsittelytoimintojen yhteydessä erityisesti henkilötietojen tietoturvaloukkauksilta suojautumiseksi. Ainoastaan apteekin henkilöstöllä ja apteekin valitsemalla tietojärjestelmätoimittajalla alihankkijoineen on pääsy järjestelmään.

Henkilöstöä ja alihankkijoita koskee sopimusperusteinen ja/tai lakisääteinen salassapitovelvollisuus. Järjestelmän käyttöön ja käsittelyyn oikeutettuja ovat ainoastaan sellaiset henkilöt, jotka työnsä puolesta tarvitsevat henkilötietoja. Järjestelmän käyttö vaatii henkilökohtaista tunnusta ja vahvaa salasanaa.

9  Rekisteröidyn oikeudet

9.1  Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyillä on oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihinsa (ns. tarkastusoikeus). Rekisteröidyllä on pyynnöstä oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö apteekissa häntä koskevia henkilötietoja.  Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista myös sähköisessä muodossa.

9.2  Henkilötietojen oikaiseminen ja poistaminen

Rekisteröity voi pyytää virheellisen tiedon korjaamista. Apteekki korjaa havaitun virheellisen tiedon saatuaan oikean tiedon asiakkaalta tai muusta luotettavasta lähteestä.

Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot poistetuksi rekisteristä sovellettavassa tietosuojalainsäädännössä säädettyjen edellytysten täyttäessä.

9.3  Oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä sovellettavassa tietosuojalainsäädännössä säädettyjen edellytysten täyttyessä.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten.

9.4  Oikeus peruuttaa antamansa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa tai muuttaa antamaansa suostumusta milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

9.5  Automaattinen päätöksenteko

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi.

Edellä olevaa ei sovelleta, jos päätös on välttämätön rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen tekemistä tai täytäntöönpanoa varten tai perustuu rekisteröidyn nimenomaiseen suostumukseen taikka jos päätös on hyväksytty rekisterinpitäjään sovellettavassa lainsäädännössä.

9.6  Henkilön oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada suostumuksensa tai rekisterinpitäjän kanssa olevan sopimuksen perusteella käsitellyt henkilötietonsa siirrettyä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, mikäli se on teknisesti mahdollista.

9.7  Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvonta-viranomaiselle, jos apteekki ei rekisterinpitäjänä ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Valvontaviranomaisen yhteystiedot:
Tietosuojavirasto

Käyntiosoite:
Ratapihantie 9, 6. krs
00520 Helsinki

Postiosoite:
PL 800
00521 Helsinki

Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735

9.8  Yhteydenotot

Autamme kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa. Yhteydenotot pyydämme kirjallisena postitse tai sähköpostilla toimitettuna. Yhteystiedot löydät kohdasta 1. Rekisterinpitäjä.